Collega il tuo negozio online al gestionale ERP per avere sempre sincronizzati prodotti, ordini e clienti.

Se stai cercando un gestionale e-commerce è perché la crescita delle vendite online nel 2020 è stata esponenziale – per tutti i settori: dal food ai beni di consumo. In Italia abbiamo assistito ad un cambiamento epocale che ha visto crescere il settore e-commerce del 31% rispetto al 2019 [ne parliamo più approfonditamente qui].

Visto l’andamento positivo del trend, tutti i possessori di un negozio online hanno quindi iniziato ad ottimizzare le proprie piattaforme per renderle più efficienti ed aumentare le vendite.

In questo articolo parleremo di una funzionalità essenziale per gli e-commerce del 2021: l’integrazione del negozio online con il gestionale ERP per sincronizzare automaticamente prodotti, ordini e clienti.

E-Commerce integrato al gestionale ERP: come funziona

Integrare l’e-commerce al gestionale è una funzionalità sempre più richiesta dalle aziende in quanto apporta notevoli vantaggi in termini di tempo, costi e gestione.

Come software house e web agency conosciamo bene le esigenze che stanno da entrambe le parti dell’integrazione: dal lato gestionale ERP si cerca una gestione unificata di tutto ciò che riguarda l’e-commerce (prodotti, ordini e anagrafiche cliente), mentre dal lato shop la sincronizzazione permette di avere un catalogo sempre aggiornato e uno storico ordini già inserito a gestionale. Niente male eh? L’unico limite è trovare degli strumenti idonei per effettuare quest’integrazione.

Fortunatamente una soluzione esiste, ed è più semplice di quel che si pensi, soprattutto se l’e-commerce è stato realizzato mediante un CMS (Content Management System).

Le più comuni piattaforme ad oggi utilizzate per la vendita online sono:

  • WordPress
  • Shopify
  • Magento
  • Prestashop, BigCommerce e OpenCart (in misura minore)

NB: non parliamo di marketplace, ma di e-commerce proprietari, sviluppati con uno dei CMS sopra elencati.

L’integrazione ERP-Commerce in questi casi avviene tramite dei plugin specifici uniti ad un tool che permette la sincronizzazione dei dati sul software gestionale. Vediamo nei prossimi step come funziona a livello pratico l’integrazione che ti farà risparmiare ore e ore di lavoro.

Partiamo dalle basi: il gestionale e-commerce

Il cuore dell’integrazione ERP è proprio il software gestionale, poiché l’obiettivo finale è gestire tutti i processi legati all’e-commerce da un unico sistema. Nello specifico parliamo di “gestionale e-commerce”.

Il termine indica un software gestionale ERP specifico per gestire tutti i processi legati al negozio online. L’idoneità di un software piuttosto che un altro dipende da svariati fattori, in particolare legati alla sua struttura.

Affinché l’integrazione funzioni è necessario che il gestionale sia in grado di interagire con i servizi esterni mediante uno scambio di dati; nella maggior parte dei casi i formati di file richiesti per lo scambio dei dati con l’e-commerce sono: .csv, .xml, .html. Inoltre è fondamentale che il gestionale e-commerce abbia una struttura capace di gestire tutte le aree necessarie al funzionamento del negozio online, quindi magazzino, acquisti e vendite, amministrazione e logistica.

La nostra soluzione gestionale, ad esempio, ha una struttura modulabile e completamente personalizzabile in grado di adattarsi a tutte le esigenze aziendali. È un software completo già scelto da oltre 10mila aziende, perfetto per gestire da un unico touch-point tutti gli aspetti di un sito e-commerce.

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I plugin per i CMS: un esempio con WordPress

Per l’integrazione con il gestionale ERP è necessario dotare l’e-commerce di strumenti appositi che permettano l’esportazione e l’importazione dei dati. Per i più comuni CMS sono disponibili dei plugin (gratis o a pagamento) scaricabili direttamente dagli store ufficiali o dagli sviluppatori delle piattaforme. Per WordPress, ad esempio, esistono numerosi plugin che permettono di eseguire l’export e l’import dei dati per avere il negozio WooCommerce sempre sincronizzato con il gestionale aziendale.

Queste estensioni permettono di:

  • Importare automaticamente sull’e-commerce i prodotti presenti sul gestionale, con tutte le relative informazioni, ad intervalli di tempo prestabiliti in modo da avere una disponibilità sempre aggiornata in tempo reale;
  • Esportare gli ordini dei clienti non appena vengono ricevuti;
  • Importare sul gestionale le anagrafiche dei clienti unitamente agli ordini che hanno effettuato.

I plugin a pagamento solitamente garantiscono maggiori funzionalità e un margine più ampio di personalizzazione (l’esportazione automatica degli ordini, ad esempio, non è disponibile nei plugin gratuiti). Qualunque sia la scelta, l’importante è utilizzare sempre plugin scaricati o acquistati da fonti attendibili.

Noi ve ne segnaliamo alcuni utili all’integrazione per i siti realizzati con Woocommerce, una delle piattaforme più amate:

Questi plugin permettono di schedulare import ed export automatizzati secondo svariati criteri. È possibile schedulare l’importazione dei prodotti ad intervalli di tempo oppure ad orari del giorno prestabiliti, mentre l’esportazione degli ordini può avvenire non appena vengono pagati dal cliente. I metodi di lettura dei files disponibili sono: FTP, URL o tramite Email.

Il software Merlin Connect

L’integrazione automatica NON può avvenire senza un software specifico che metta in comunicazione il gestionale con l’e-commerce.

Definite le caratteristiche del gestionale e-commerce ed installati i plugin necessari all’integrazione sul negozio online, c’è bisogno di un software che permetta la comunicazione tra le due piattaforme.

Merlin Connect è il tool per l’integrazione sviluppato da A3 Soluzioni Informatiche in grado di interagire con qualsiasi sistema e-commerce e gestionale. Il tool permette di sincronizzare in maniera del tutto automatica prodotti, ordini e clienti da qualsiasi piattaforma di e-commerce verso il gestionale ERP e viceversa (è ideale, come detto in precedenza, per essere utilizzato su e-commerce proprietari).

Possiamo comprendere meglio l’importanza di questo tool da uno schema che permette di capire il momento esatto in cui quest’ultimo entra in azione:

Importazione Prodotti

Esportazione Ordini

I Vantaggi dell’integrazione gestionale-ecommerce

Connettere il negozio online al gestionale ERP presente in azienda è una funzionalità desiderata da tutti gli e-commerce manager in quanto la sincronizzazione automatica di ordini e prodotti snellisce le procedure di back office e rende più efficiente il lavoro.

Nello specifico i benefici che si possono trarre da un’integrazione ERP riguardano:

Oltre a queste straordinarie funzionalità c’è un altro vantaggio a favore di questa metodologia di integrazione: è nata appositamente per gli E-Commerce realizzati con i CMS (come WordPress, ad esempio).

L’utilizzo di un CMS per la creazione di un negozio online è già di per sé un vantaggio, in quanto potrai sempre contare su una piattaforma:

  • aggiornata continuamente (il tuo e-commerce non invecchierà con il passare del tempo);
  • con un supporto tecnico garantito nel tempo;
  • modulabile e personalizzabile (attraverso i plugin – che ti permettono di aggiungere qualsiasi funzionalità desideri);
  • sicura e utilizzata da milioni di persone in tutto il mondo;
  • con bassi costi di gestione e mantenimento (gli unici costi da sostenere saranno quelli per il dominio e l’hosting).

In qualsiasi caso la realizzazione di un e-commerce integrato con il gestionale ERP va affidata ad un professionista che conosce tutti i segreti per un’integrazione perfetta e senza intoppi. Se hai bisogno di maggiori informazioni o vuoi saperne di più sul gestionale e-commerce contattaci per una consulenza gratuita: saremo felici di aiutarti e di consigliarti la soluzione più adatta alle tue esigenze!

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