Gestionale Documenti e Processi Arxivar

Un unico software per ArchiviareGestireApprovareFirmareRicercareCondividere documenti e processi

gestionale documenti arxivar: archiviazione documentale e gestione processi

Arxivar è il gestionale documenti già scelto da oltre 3mila aziende italiane. È una piattaforma di archiviazione documentale e gestione dei processi che permette alle aziende di raccogliere e centralizzare in un unico punto tutte le informazioni per poterle gestire in sicurezza e con semplicità.

Cos’è Arxivar e come funziona

Se vuoi capire come funziona un software di archiviazione documentale e gestione dei processi come Arxivar qui trovi tutto ciò che c’è da sapere.

Gestione documentale: cos'è?

Quando parliamo di gestione documentale (o document management) intendiamo tutte le attività che comprendono l’archiviazione dei documenti cartacei all’interno di un sistema informatico. Nello specifico all’interno di un software, solitamente denominato “sistema di gestione documentale”.

La gestione documentale dunque permette alle aziende di gestire facilmente e in sicurezza tutti i documenti: dall’archiviazione o generazione fino alla conservazione e alla ricerca.

I vantaggi dell'archiviazione documentale

Grazie al gestionale documenti Arxivar potrai:

Archiviare e/o generare documenti automaticamente;
Conservare e ricercare i documenti archiviati in pochi click;
Ridurre costi ed errori comuni durante la gestione dei documenti;
Accedere alle informazioni archiviate, ovunque e da qualsiasi dispositivo, in sicurezza;
Rendere più efficiente e veloce il tuo lavoro.

Gestione dei Processi

Arxivar è anche un sistema per la gestione dei processi aziendali. Il software utilizza una logica progressiva:

Qualsiasi processo che si vuole gestire o automatizzare viene scomposto in diverse azioni.
Successivamente le azioni vengono organizzate tramite un modellatore grafico: qui, a seconda della loro funzione, le azioni prenderanno strade diverse.
Disegnato il percorso di tutte le azioni, il processo principale (es: Gestire i ticket di assistenza) è stato automatizzato.

I vantaggi di automatizzare processi

Automatizzare i processi aziendali con Arxivar significa:

Velocizzare e semplificare procedure altrimenti lunghe e complesse;
Maggior coordinazione fra gli uffici/reparti;
Riduzione di errori, scarti e sprechi;
Procedure più efficaci e risultati migliori;
Maggior soddisfazione dei clienti.

Arxivar è anche in cloud!

Arxivar Ready è lo strumento che offre tutte le funzionalità di Arxivar, ma tramite una piattaforma in cloud.
Archiviazione documentale, workflow, gestione dei processi: tutto in un’unica soluzione senza costi per infrastrutture e aggiornamenti.

Cosa può fare Arxivar per la tua azienda?

Le informazioni sono l’asset più importante di un’azienda: Arxivar può aiutarti a gestirle in modo semplice, sicuro ed efficace.

Archiviazione Documenti

Archivia documenti provenienti da qualsiasi fonte.

Gestione dei Processi

Automatizza qualsiasi procedura aziendale ottimizzandone i risultati.

Gestione ordini NSO

Il sistema specifico per i fornitori del Sistema Sanitario Nazionale.

Gestione delle Norme

Gestisci i processi rispettando procedure e policy normative.

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

Funzionalità del gestionale documenti Arxivar

La mole di documenti che le aziende si ritrovano a dover produrre e gestire ogni giorno è enorme. Archiviarli in maniera efficiente è fondamentale per poterli amministrare e poi ricercare con facilità.
Con il gestionale documenti Arxivar potrai archiviare qualsiasi tipo e formato di documento proveniente da qualsiasi fonte (CRM, email, gestionale ERP, documenti cartacei ecc.).
Una volta archiviato in formato 100% digitale il documento lo potrai:

Gestire
Ricercare
Condividere
Firmare
Approvare
Conservare

Arxivar pensa anche alla Conservazione digitale sostitutiva!

GESTIONE DEI PROCESSI

Automatizzare i processi con il modellatore grafico di Arxivar

Il modellatore grafico di workflow di Arxivar permette di disegnare e definire le politiche di gestione dei processi aziendali specificando azioni, vincoli, tempi e partecipanti delle attività. In questo modo è possibile automatizzare i processi ottimizzando i tempi di esecuzione delle procedure, riducendo errori ed evitando problemi di ridondanza di documentazione ed informazioni.

Arxivar, inoltre, monitora e misura le prestazioni di ogni processo per identificare eventuali aree di inefficienza e colli di bottiglia, notificando agli utenti eventuali problemi riscontrati.

ORDINI NSO

Per i fornitori del Sistema Sanitario Nazionale

Dal 1° febbraio 2020 tutte le Aziende Ospedaliere Italiane hanno l’obbligo di effettuare gli ordini ai propri fornitori esclusivamente in formato elettronico tramite il sistema NSO (Nodo Smistamento Ordini). Dal 1° Gennaio 2021, inoltre, i fornitori devono inserire nella fattura elettronica anche i riferimenti all’ordine.
Arxivar, integrandosi con il Nodo Smistamento Ordini, permette una gestione completa dei processi e dei documenti del ciclo dell’ordine:

Ricezione e invio degli ordini elettronici e delle relative notifiche;
Organizzazione di tutti i documenti in modo preciso e strutturato (conferme d’ordine, DDT e relativi allegati, fatture eccetera);
Inserimento automatico dell’ordine nell’ERP aziendale;
Workflow autorizzativi e di smistamento.

GESTIONE DELLE NORME

Processi secondo procedure e policy normative

Arxivar aiuta a gestire le attività aziendali assicurandoti che vengano svolte nel pieno rispetto delle regole interne (procedure e policy) ed esterne (normative, leggi, standard internazionali e nazionali). In particolare, Arxivar si occupa di:

Standardizzare procedure e regolamenti aziendali, mantenendoli aggiornati e garantendone l’uniformità;
Supportare il processo decisionale fornendo reportistica puntuale;
Gestire i rischi aziendali in base alle differenti normative (come ad esempio il d.lgs. 231/01 sulla “Responsabilità amministrativa delle persone giuridiche”);

Arxivar applicato alle esigenze

Ecco alcuni casi pratici in cui ti raccontiamo come abbiamo aiutato i nostri clienti ad ottimizzare i processi con Arxivar.

In questi due articoli del nostro blog scoprirai che Arxivar è molto più di un gestionale documenti: è una piattaforma intelligente e completa che può migliorare il tuo lavoro sotto tanti aspetti diversi.

Dal preventivo alla spedizione: come automatizzare la gestione degli ordini.

La gestione degli ordini clienti è un processo articolato con diverse fasi che coinvolge tutti i reparti aziendali. Come renderla più semplice e veloce?

Leggi l’articolo

Gestione Ticket di assistenza: come automatizzare i processi.

Digitalizzare il processo di Gestione Ticket significa più organizzazione, meno tempo sprecato e clienti più soddisfatti. Scopri come farlo grazie ad Arxivar.

Leggi l’articolo