La gestione dell’ordine in azienda

La gestione degli ordini clienti è un processo articolato, composto da diverse fasi. In particolare, la questione diviene ancora più complessa nel settore manifatturiero, in quanto molti dei progetti che vengono realizzati non sono standardizzati, ma vengono creati ad hoc sulla base delle richieste specifiche poste dal cliente. 

Il processo inizia dalla richiesta di preventivo, in cui ufficio tecnico e commerciale sono chiamati a formulare un progetto ed un’offerta economica. Dopo l’eventuale accettazione da parte del cliente, l’ordine passa in produzione ed infine alla logistica, per la consegna.

In tutto ciò, precisione, coordinazione e tempo sono fondamentali. E’ importante essere precisi perché alla base della proposta deve esserci un progetto ben costruito e studiato nel dettaglio, frutto della coordinazione di tecnici e commerciali; ma è anche importante rispondere in tempi brevi alla richiesta del cliente, onde evitare che  si stanchi di aspettare e rivolga la sua attenzione altrove, e tenerlo aggiornato sullo stato di avanzamento del processo.

Anche in questo campo la tecnologia viene in aiuto alle aziende, con strumenti in grado di automatizzare le varie fasi di cui il processo di gestione ordini si compone e di migliorare la coordinazione e l’organizzazione tra i vari uffici coinvolti.

ARXivar: un software, tante funzionalità

Un sistema per l’archiviazione documentale, per la gestione delle informazioni e dei processi aziendali, customizzato per la gestione ordini clienti. Tutte queste funzionalità rendono ARXivar un software completo, che permette di digitalizzare tutti i vari aspetti di cui il processo di approvazione degli ordini si compone: trasmissione di informazioni da un ufficio all’altro, tracciamento dello storico delle attività svolte, report sullo stato di avanzamento della richiesta, gestione dei documenti cartacei prodotti.

Lo strumento permette inoltre di avere una visione globale di tutto il procedimento, in modo che sia l’azienda che il cliente possano tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dell’ordine.

Semplificare la gestione ordini con ARXivar: un caso pratico

ARXivar è un software flessibile, che si adatta ad ogni contesto merceologico.

Il progetto di digitalizzazione che abbiamo realizzato riguarda un’azienda dell’industria manifatturiera, settore stampi per la realizzazione di prodotti in plastica e relativo stampaggio, che tratta progetti su misura: ogni richiesta pervenuta deve quindi essere sempre studiata nei minimi dettagli.

La complessità di tutto questo processo portava con sé alcuni punti critici che dovevano essere risolti:

  • Gli uffici spesso avevano la necessità di comunicare tra loro, per chiedere informazioni, modifiche o chiarimenti. La comunicazione però non era fluida, richiedeva diverso tempo in quanto non era disponibile uno storico delle note.

  • La documentazione relativa al progetto non era centralizzata, ma sparsa tra email,  file salvati su singoli personal computer o su server, raccoglitori fisici e programmi di disegno tecnico.

  • I tempi di risposta al cliente non erano mai del tutto certi.

  • A causa delle tempistiche incerte, anche la schedulazione delle attività non era precisa.

La necessità, quindi, era quella di poter semplificare tutto il ciclo di approvazione dell’ordine, rendendolo più smart, veloce e automatizzato.

La soluzione

Ascoltate le necessità del cliente, abbiamo configurato ARXivar mettendo a punto un workflow che replicasse in digitale le varie fasi del processo di gestione ordini:

1. Ricezione della richiesta di preventivo: il cliente, dotato di credenziali personali, inserisce in autonomia la propria richiesta in un portale messo a disposizione dall’azienda. L’interfaccia è semplice, immediata e l’utente viene guidato in tutte le varie fasi.

2. La domanda viene automaticamente inserita nel sistema e trasmessa all’ufficio tecnico, che studia e mette a punto il progetto.

3. Il processo viene inviato poi nella mani dell’ufficio commerciale, che sulla base di quanto deciso nei precedenti passaggi, formula la proposta economica e carica il preventivo completo nel portale.

4. A questo punto, tramite la piattaforma, il cliente visualizza il preventivo e può decidere se accettarlo o meno. In caso di accettazione, il preventivo viene trasformato automaticamente in ordine ed il sistema di workflow notifica a tutte le aree interessate il nuovo stato.

5. L’ordine arriva in produzione, completo di tutta la documentazione fin qui prodotta. 

6. Il processo si conclude con la spedizione e la fatturazione.

Risultati

Ecco la gestione ordini di ARXivar: veloce, lineare, digitale.

  • La procedura interna di gestione dell’ordine viene digitalizzata e automatizzata, con un risparmio di tempo notevole. 

  • Il cliente può ricevere risposta in tempi certi e tenere sempre monitorato lo stato di avanzamento del suo ordine 24 ore su 24, 7 giorni su 7.

  • La documentazione prodotta dai vari uffici viene centralizzata, digitalizzata e resa sempre disponibile.

  • I tempi di produzione e consegna possono essere schedulati con precisione.

  • In caso di ritardi, si attiva automaticamente un sistema di alert che notifica immediatamente il problema.

Una procedura automatica in grado di rendere fluido tutto il processo, dal preventivo alla spedizione finale, ed evitare perdite di informazioni e di tempo. L’organizzazione aziendale e la coordinazione fra i vari uffici viene migliorata, ed il rispetto dei tempi comporta una maggior soddisfazione da parte del cliente.

Scopri di più su Arxivar

Arxivar è la piattaforma #1 in Italia per la gestione delle informazioni, per l’archiviazione dei documenti e per la gestione dei processi adatta a qualunque settore merceologico.

Scopri di più

Contattaci e richiedi una Consulenza Gratuita

Saremo a tua disposizione per illustrarti senza impegno tutte le funzionalità e i costi della soluzione.

    Acconsento al trattamento dei miei dati personali ai fini indicati nella privacy policy.

    I campi contrassegnati* sono obbligatori

    Vuoi ricevere notizie come questa?
    Iscriviti alla nostra newsletter!

    Vuoi ricevere notizie come questa?
    Iscriviti alla nostra newsletter!