ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI2018-08-28T09:49:07+02:00

Project Description

I NOSTRI SOFTWARE : ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

Quali sono nel dettaglio tutte le risorse del nostro software per l’archiviazione di documenti?

RACCOGLI E ORGANIZZA LE INFORMAZIONI DI BUSINESS PERCHÈ SIANO SEMPRE REPERIBILI E FRUIBILI, ANCHE DA MOBILE!

Il nostro è un software per la gestione documentale completo che permette di gestire qualsiasi tipo di documento ed informazione: documenti cartacei, fax, emails, fatture, sms, dati da ERP e CRM. Ora è possibile :

  • Centralizzare le informazioni
  • Migliorare la condivisione e la ricerca
  • Garantire la sicurezza delle informazioni
  • Organizzare flussi operativi fluidi e focalizzati

Il documento è gestito dal nostro software in tutte le sue fasi: dall’archiviazione ( o creazione ) fino alla conservazione sostitutiva.

LE AZIONI DEL SOFTWARE DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE:

  • ORGANIZZAZIONE 

PERMETTE DI ORGANIZZARE DOCUMENTI E INFORMAZIONI TRAMITE FASCICOLI, PRATICHE O HASHTAG PER UNA GESTIONE DOCUMENTALE EFFICACE.

Documenti ed informazioni eterogenee (disegni, mail, contratti, ordini etc.) inerenti, ad esempio, ad una stessa commessa o cliente/fornitore, vengono relazionati automaticamente o manualmente al momento dell’archiviazione documentale.
Permette inoltre di collegare documenti e informazioni semplicemente inserendo un medesimo #hashtag al loro interno o nei campi di profilo.

  • ARCHIVIAZIONE

L’ARCHIVIAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI, LIBERA LE INFORMAZIONI DAL LORO SUPPORTO E FACILITA LA LORO RICERCA E GESTIONE

Consente l’archiviazione di qualsiasi tipo di documento (Word, Excel, Power Point, immagini, video, mail, fax, spool di stampa…) proveniente dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionali, CRM, Sistemi Qualità, rilevazioni presenze etc.)
Tutte le informazioni del sistema documentale sono centralizzate e facilmente rintracciabili.

  • RICERCA

STRUMENTI DI RICERCA PERSONALIZZABILI: DOCUMENTI ED INFORMAZIONI REPERIBILI IN POCHI CLICK

Il motore di ricerca del nostro software permette di eseguire ricerche su tutti i campi di profilo del documento, su allegati ed annotazioni, su dati anagrafici del mittente/destinatario e all’interno dei volumi posti in conservazione elettronica, anche in modalità FULL-TEXT.
E’ possibile personalizzare la griglia dei risultati di ricerca e memorizzare le ricerche più frequenti.

  • DENTRO IL DOCUMENTO

PERMETTE DI RICERCARE INFORMAZIONI DIRETTAMENTE NEI DOCUMENTI GRAZIE AL POTENTE MOTORE OCR

Con il Servizio OCR la ricerca documentale è ancora più approfondita perché viene effettuata direttamente dentro al testo del documento informatico, comprese le scansioni pdf. Il software permette di affiancare la potenza del motore full text alla precisione della ricerca tramite metadati del vostro sistema documentale.

  • DISTRIBUZIONE E CONDIVISIONE

MOVIMENTAZIONE COMPLETA DEI DOCUMENTI (E RELATIVO TRACCIAMENTO) TRAMITE VARI CANALI

Permette l’invio di un documento, a liste di distribuzione preconfigurate, tramite email, fax, servizi di postalizzazione, oppure LINK http o https. Tutte le movimentazioni eseguite sui documenti sono tracciate per garantirne il controllo.
Integrazione con: MS Exchange | Lotus Domino | MS Outlook | Lotus Notes | Principali Fax Server

  • INTEGRITA’ E RISERVATEZZA

IL NOSTRO SOFTWARE GARANTISCE L’INTEGRITÀ E LA RISERVATEZZA DEI DOCUMENTI ARCHIVIATI, IN LINEA CON I REQUISITI DELLO STANDARD ISO/IEC 27001

Ogni documento archiviato non è più modificabile: lo storico di tutte le revisioni e modifiche, è sempre disponibile. Tutte le operazioni effettuate su un documento sono tracciate nel log della scheda documentale. Permette inoltre di gestire le riservatezze, definendo i permessi di accesso sia a livello di classe documentale che di singolo documento.

  • MODELLI AZIENDALI

FORMAT CENTRALIZZATI PER UNA DOCUMENTAZIONE STANDARDIZZATA E CONDIVISA

Con il nostro software è possibile generare modelli aziendali per la creazione di svariate tipologie di documenti (offerte, comunicati stampa, fatture, moduli qualità, carta intestata…) e metterli a disposizione dell’intera azienda. La compilazione dei documenti è guidata e l’accesso alla revisione dei modelli è controllato.

  • FIRMA GRAFOMETRICA

FIRMA I TUOI DOCUMENTI DIGITALI COME SU CARTA CON LA GARANZIA DI PIENO VALORE LEGALE E I VANTAGGI DELLA DEMATERIALIZZAZIONE

La firma Grafometrica permette di abilitare la raccolta della firma di un sottoscrittore, sfruttando appositi supporti fissi o mobili, dotati di penna.

Alcuni Vantaggi

  • Possibilità di concludere contratti o effettuare altre trattative che necessitano di firma direttamente attraverso il proprio dispositivo
  • Eliminazione documenti cartacei
  • Riduzione del tempo di lavorazione delle pratiche

Come funziona
Attraverso tavoletta e penna elettronica il sistema cattura l’immagine della firma, i dati dinamici e i parametri biometrici (ritmo, velocità, pressione, accelerazione, movimento aereo) che la rendono unica ed irriproducibile.

ANCHE OFF LINE! E’ possibile collegarsi al nostro software, scaricare sul proprio tablet i documenti e ricercare, consultare e firmare grafometricamente i documenti in modalità off-line, consentendo di ricondurli poi on-line.

  • FIRMA DIGITALE DA REMOTO

LA FIRMA DIGITALE SENZA CHIAVETTE O SMART CARD

La firma digitale da remoto permette di firmare con firma digitale qualificata senza l’uso di smart card o chiavette.

  • Alti livelli di sicurezza
  • Rapidi tempi di attivazione del servizio
  • L’utilizzatore è libero da qualsiasi vincolo legato all’installazione di hardware
  • Tutte le PA ad oggi devono accettare file muniti di firma digitale
  • Risparmio di tempo: apposizione massiva della firma su più documenti contemporaneamente

Come funziona
Per la firma digitale dei documenti tramite firma remota è sufficiente sottoscrivere un certificato di firma remota e attraverso il nostro software da qualunque device WEB, mobile o desktop sarà possibile selezionare il documento elettronico e firmarlo digitalmente.
La firma avviene mediante accesso al server remoto (HSM) con richiesta di password dell’utente registrato o anche in modalità OTP (One Time Password) per gli utenti casuali.

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