Gestire correttamente il magazzino è un’attività fondamentale per ogni azienda. Si tratta di un aspetto strategico, in quanto un magazzino organizzato secondo criteri di efficienza ed ordine permette di avere sempre sotto controllo la merce stoccata, provvedere agli approvvigionamenti secondo le reali necessità (evitando sovrabbondanze o indisponibilità), ridurre i tempi di spedizione dei prodotti al cliente e di conseguenza aumentare la sua soddisfazione.
Per questo motivo, processi quotidiani come quelli di stoccaggio, picking e packing devono essere organizzati al meglio e resi quanto più fluidi e celeri possibili.
WMS: significato e funzionalità
Il WMS – Warehouse Management System – è una funzionalità del Software Gestionale Magazzino che si occupa di ricevimento, controllo, stoccaggio e movimentazione della merce. Dal loro ingresso in azienda fino alla spedizione al cliente, con WMS i prodotti sono gestiti in tutte le loro fasi.
In quanto funzionalità del Gestionale ERP, WMS ha il grande vantaggio di essere integrato con il sistema informativo aziendale: in questo modo i dati sul magazzino sono sempre tenuti sotto controllo anche dal lato contabile, fiscale e commerciale.
Ma quali sono dunque le funzioni principali del WMS?
- Organizzazione della merce in entrata: controllo di caratteristiche quali ad esempio conformità, quantità, stato. Grazie all’integrazione con il sistema ERP, WMS confronta l’analisi effettuata con l’ordine fornitore originale e ne verifica la corrispondenza.
- Stoccaggio: in funzione di tipologia, caratteristiche e dimensioni, il WMS determina qual è l’ubicazione migliore dei prodotti per consentirne una gestione più veloce ed efficiente possibile.
- Gestione delle movimentazioni, anche attraverso unità di misura alternative (pezzi, scatole, casse ecc.)
- Tracciabilità: la merce viene distinta per lotto, unità di misura, tipologia di stock ed eventuale attribuzione a terzi.
- Analisi di disponibilità: evita, ad esempio, di prelevare il materiale a scaffale ancora da controllare, oppure proveniente da lotti diversi da quello richiesto
- Ottimizzazione degli stock: qual è la situazione delle scorte? Quanto materiale risulta in giacenza? Questa funzione permette una migliore gestione dei rifornimenti.
- Inventari periodici e continui
- Automatizzazione delle procedure di picking e packing
Gestione picking e packing con WMS: un caso pratico.
Esigenza
La funzionalità WMS è stata scelta da un’azienda del settore occhialeria per velocizzare i processi di stoccaggio, picking e packing. L’azienda, che già utilizzava il Gestionale ERP per gestire le aree amministrativa-contabile e commerciale, ha espresso l’esigenza di voler migliorare le procedure di ingresso e di uscita della merce: dovendo trattare con molteplici fornitori e clienti, queste fasi occupavano molto tempo al personale del magazzino. In più, una percentuale consistente di spedizioni riguarda l’estero: in questo la produzione della packing list diviene necessaria.
Progetto
Come automatizzare lo stoccaggio della merce, le procedure di picking e la creazione della packing list? La soluzione è stata l’installazione della funzionalità WMS, anche nella sua versione mobile, che prevede l’utilizzo di un terminale Wi-Fi per la scansione dei codici a barre.
Il terminale, direttamente collegato al WMS, e quindi al Gestionale ERP, viene utilizzato dal magazziniere per svolgere le seguenti operazioni:
- Registrazione della merce in arrivo: scansionando il codice a barre degli articoli, questi vengono in automatico inseriti in WMS e nel sistema ERP. Quantità, ubicazione, peso e tutti i dati principali vengono immediatamente sincronizzati e resi disponibili ai vari uffici.
- Picking: la trasmissione dell’ordine cliente dall’ufficio commerciale al magazzino genera la corrispondente picking list, che contiene tutti i dati che indicano all’operatore l’esatta posizione degli articoli, prevedendo un percorso di raccolta già ottimizzato in termini di tempo e distanze.
- Produzione della packing list: quando la merce esce dall’azienda per essere spedita, al magazziniere basta scansionare nuovamente il codice a barre degli articoli perché WMS elabori in automatico il documento e aggiorni le giacenze. Nessun inserimento manuale!
Il sistema, inoltre, funziona anche in aree non coperte dal Wi-Fi: i dati vengono salvati nella memoria interna del terminale e trasmessi al sistema ERP non appena si rientra in una zona in cui il segnale è presente.
Risultati
Con l’introduzione della funzionalità WMS, l’azienda è riuscita a migliorare notevolmente la gestione del magazzino e ad organizzare in modo più efficiente l’operatività degli addetti. Eliminando le operazioni manuali, gli errori si sono ridotti e i dati su scorte e giacenze risultano ora sempre in linea, situazione che rende più fluida la coordinazione tra gli uffici. L’utilizzo del terminale per la scansione dei codici a barre ha ottimizzato anche la precisione delle operazioni di entrata ed uscita dei prodotti, che richiedono ora meno tempo per essere portate a termine.
