Le funzionalità di un Centralino VoIP sono moltissime. È prima di tutto uno strumento per effettuare e ricevere chiamate, ma anche un sistema versatile in grado di migliorare la gestione aziendale, abbattendo i costi e semplificando le attività quotidiane.

La tecnologia VoIP è infatti una valida soluzione per tutte quelle imprese che vantano più filiali, non sono in Italia ma eventualmente anche all’estero, e che cercano un modo per migliorare l’operatività e la coordinazione aziendale, facilitando la comunicazione tra gli operatori.

In che modo? Te lo spieghiamo illustrandoti il progetto sviluppato per un’azienda cliente, in cui abbiamo realizzato un centralino multisede VoIP con il preciso scopo di mettere in comunicazione tutte le sue filiali estere e italiane.

Esigenza

Il progetto è stato sviluppato per un’azienda composta da 4 sedi:

  • 1 sede principale in Italia, con linea telefonica tradizionale
  • 1 sede produttiva in Italia, con linea VoIP
  • 1 sede produttiva in Romania, con linea telefonica tradizionale di un gestore locale
  • 1 sede produttiva in Bosnia, con linea telefonica tradizionale di un gestore locale

Ogni sede è indipendente, possiede dei numeri telefonici propri e gestisce le chiamate in entrata e in uscita in modo autonomo. Tuttavia, durante le normali attività quotidiane gli addetti italiani ed esteri hanno spesso la necessità di coordinarsi e scambiarsi informazioni, con tutti i limiti ed i costi dovuti al fatto di trovarsi in paesi diversi.

L’esigenza principale dell’azienda era quindi quella di riuscire con più facilità a far comunicare tra loro gli addetti delle varie sedi, come se facessero parte di un’unica grande struttura; al contempo però rimaneva la necessità di una gestione separata delle telefonate, ogni sede doveva restare indipendente.

Per collegare le quattro sedi, sono stati presi in considerazione due diversi progetti:

  • Prima proposta: creazione di un centralino in cloud unico, condiviso tra le diverse filiali
  • Seconda proposta: quattro centralini VoIP separati, ma interconnessi tra loro

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Progetto

La prima proposta prevedeva un requisito fondamentale, ovvero che la connessione dati di ogni sede garantisse una capacità di performance ed una stabilità tali da supportare le funzionalità del centralino in cloud. Soprattutto per le filiali estere, questo costituiva un problema: trovandosi in aree industriali periferiche, la connessione Internet non aveva una qualità tale da permettere ad un centralino in cloud di funzionare correttamente.

Per questo motivo abbiamo deciso di optare per il progetto n. 2, il centralino multisede.

  • Innanzitutto, nelle tre sedi che ancora utilizzavano una linea tradizionale, è stata sfruttata la connessione Internet per installare altrettanti centralini VoIP. Ogni filiale ha mantenuto i propri recapiti, ma le telefonate tra una e l’altra sono diventate a costo zero.

  • Gli impianti sono poi stati interconnessi tra loro tramite tecnologia VPN, gestita direttamente dal centralino stesso (senza bisogno quindi di acquistare sistemi Firewall terzi per renderla protetta dalle minacce informatiche).

  • Infine, i quattro centralini sono stati dotati del modulo CTI. Il pannello web è stato configurato in modo tale da permettere agli operatori delle sedi italiane ed estere di chiamarsi gratuitamente anche attraverso il proprio pc, visualizzando inoltre in tempo reale lo stato dei rispettivi interni (libero – occupato – in attesa – non disponibile).

Risultati

Un progetto articolato insomma, ma che ha portato con sé numerosi benefici.

  • L’azienda ha iniziato ad effettuare chiamate tramite la tecnologia VoIP anche nelle sue altre tre sedi, abbandonando le diverse linee telefoniche tradizionali e ottenendo quindi un grosso risparmio;
  • Un altro cospicuo risparmio è stato ottenuto grazie alla possibilità di chiamare gratuitamente le sedi estere attraverso la linea VoIP, sfruttando quindi esclusivamente la connessione Internet;
  • Grazie al CTI, gli operatori possono ora utilizzare il proprio pc per comunicare con i colleghi, migliorando così la coordinazione tra le diverse sedi: non solo tramite voce, ma anche via messaggio grazie all’apposita funzionalità;
  • Sapere in tempo reale quali colleghi sono liberi e quali occupati permette di velocizzare le comunicazioni;
  • È stata data la possibilità di gestire assenze o chiusure aziendali senza perdere alcuna telefonata: il centralino multisede VoIP può essere configurato in modo tale da deviare le chiamate sugli interni che risultano attivi, anche se questi appartengono a sedi diverse.
  • I numeri telefonici di clienti, fornitori, tecnici eccetera sono stati centralizzati in un’unica rubrica: i contatti si rendono così sempre a portata di mano per tutti gli operatori.

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