Cambiare Gestionale aziendale è un scelta da valutare attentamente.

Il gestionale, soprattutto nei casi dei sistemi ERP, rappresenta il “cuore” dell’impresa. Che si tratti di contabilità, produzione, magazzino, vendite o acquisti, tutte le operazioni più importanti vengono eseguite e registrate attraverso il programma, che si pone così al centro di tutta l’attività aziendale.

Ecco perché, quando ci si rende conto che lo strumento che stiamo utilizzando non è più in grado di rispondere alle nostre esigenze, la decisione di cambiarlo può rivelarsi difficile: proprio a causa della sua importanza, la questione non si riduce soltanto all’acquisto di un qualcosa di nuovo, ma si tratta piuttosto di un delicato processo di sostituzione e transizione che necessita di molte riflessioni.

Cambio Gestionale: fattori da considerare e benefici

Come abbiamo detto l’argomento “cambio gestionale” desta non pochi dubbi e preoccupazioni all’azienda. Sono fattori da considerare:

  • L’investimento economico

  • La scelta del prodotto giusto e di fornitori competenti

  • Quali figure aziendali si occuperanno di seguire il progetto

  • Il tempo di analisi e migrazione dei dati

  • Lo sforzo per imparare ad usare un nuovo strumento

Ciò che però bisogna sempre tenere a mente sono i benefici che la scelta di un gestionale più performante può portare in azienda. Se l’investimento si traduce in riduzione dei costi di gestione, aumento di competitività sul mercato ed ottimizzazione dei flussi, allora la scelta sarà più che giustificata.

Naturalmente, il primo step è comprendere quando cambiare gestionale diventa davvero necessario.

Cambiare gestionale: come capire quando è ora?

Ci sono dei campanelli d’allarme che possono farci capire quando è arrivato il momento di riflettere seriamente sull’ipotesi del cambio gestionale: coglierli in tempo permette di evitare sprechi di denaro e di tempo, errori, conseguenze spiacevoli sulla produttività, scontento tra i collaboratori che si ritrovano a dover utilizzare uno strumento che, anziché velocizzare le procedure quotidiane, le rallenta.

  • Anzianità: come qualsiasi altro strumento aziendale, anche i software hanno un proprio ciclo di vita. In particolare, l’obsolescenza può derivare da elementi come l’evoluzione dei sistemi operativi, delle tecnologie e dei linguaggi di programmazione su cui il gestionale è basato.

  • Aggiornamenti: è fondamentale che il gestionale resti al passo con aggiornamenti sia tecnici che legislativo-finanziari. Soprattutto in materia di contabilità e amministrazione, si deve avere la garanzia di operare sempre nel rispetto delle più recenti disposizioni di legge. Se il software non rimane aggiornato, magari perché la casa produttrice ne ha cessato lo sviluppo, è sicuramente arrivato il momento di sostituirlo.

  • Riorganizzazione dei processi aziendali: nel corso della sua attività, un’impresa può avvertire l’esigenza di rimodellare i propri processi interni per semplificarli ed automatizzarli. Per farlo è necessario avere a disposizione uno strumento avanzato che ben si adatti a supportare le nuove esigenze.

  • Sviluppo aziendale: crescere significa aumentare il proprio giro d’affari, ma anche dover fare i conti con nuove necessità che non sempre possono essere soddisfatte dal software utilizzato fino a quel momento. È possibile tentare un adeguamento, ma spesso vi sono dei limiti tecnologici che non consentono allo strumento di adattarsi ai cambiamenti aziendali, o che comportano una spesa eccessiva. Per questo motivo, cambiare gestionale e sceglierne uno che risponda a pieno alle nuove esigenze si rivela la scelta più conveniente.

  • Sedi estere: nel caso in cui un’azienda decida di aprire delle filiali all’estero, potersi dotare di uno software multilingua garantisce continuità e linearità ai processi aziendali, semplificando la gestione delle attività.

  • Integrazioni: come abbiamo detto, il ruolo del gestionale è quello di porsi al centro dell’attività aziendale come strumento univoco utile a tutte le diverse aree aziendali. In quest’ottica, l’impossibilità di integrarlo con software di terze parti rappresenta un grosso limite allo sviluppo e all’efficientamento dei processi aziendali. Superarlo scegliendo un gestionale in grado di interagire con altri programmi permette all’azienda di snellire le procedure, migliorare la coordinazione tra i reparti e velocizzare il passaggio di informazioni.

Ecco, ad esempio, alcune delle nostre integrazioni di successo tra gestionale ERP e software esterni:

Valutare con attenzione

L’importante, in definitiva, è valutare la situazione attuale del gestionale in funzione degli obiettivi che l’azienda vuole raggiungere, senza lasciarsi intimorire, ma tenendo ben a mente i benefici che ne possono derivare.

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