Le provvigioni costituiscono un aspetto critico della gestione finanziaria di un’impresa: specialmente per le aziende che fondano il loro business sull’attività degli agenti di commercio, esse rappresentano una parte significativa delle spese. Gestirle e contabilizzarle in modo corretto è fondamentale per mantenere una visione chiara nel processo di pianificazione delle spese e di monitoraggio dei costi, dei guadagni e dei margini di profitto.

I software dedicati alla gestione delle provvigioni offrono soluzioni efficienti ed automatizzate che semplificano notevolmente questi processi. In questo articolo, approfondiremo come i software possono facilitare la gestione delle provvigioni degli agenti di commercio, dai concetti di base fino alle integrazioni avanzate.

Indice dei contenuti

Come funziona una provvigione? Come si stabilisce?

Per provvigione si intende

“la forma di retribuzione a incentivo che viene determinata in proporzione al risultato dell’attività svolta o del volume d’affari generato.”

Può spettare sia al lavoratore dipendente, unitamente al compenso fisso, oppure all’agente di commercio incaricato di occuparsi delle vendite per una o più aziende. La provvigione può essere calcolata in percentuale in base al valore di ogni vendita, oppure può trattarsi di una quota fissa calcolata su ogni ordine finalizzato. I criteri per stabilire la provvigione possono includere la complessità del prodotto, il volume delle vendite, gli obiettivi aziendali e il mercato di riferimento. Le variabili, quindi, sono moltissime, e variano in base alla struttura che ogni azienda decide di adottare. Per questo motivo, gestire in modo adeguato il processo di gestione delle provvigioni, dal modo in cui vengono determinate e fino alla loro liquidazione, non è affatto semplice.

I software per la gestione delle provvigioni agenti

Le aziende possono avvalersi di software specifici per semplificare la gestione delle provvigioni e della Forza Vendita. Uno di questi è Mago, software ERP che, grazie al modulo Sales Force Management, consente di gestire gli agenti secondo le politiche provvigionali adottate e di ottenere report e statistiche sul loro operato. Ecco tutto ciò che puoi tenere sotto controllo con la suite Mago:

  • Anagrafiche: codifica gli agenti e le politiche a loro associate. Le schede contengono sia i dati anagrafici che quelli contrattuali necessari per la gestione delle provvigioni.

  • Saldi: imposta il budget di vendita per ogni agente e visualizza i valori sempre aggiornati di fatturato, provvigioni acquisite e provvigione maturate.

  • Politiche provvigionali: Mago dà la possibilità di impostare diverse politiche e di associare ad ogni agente la più adatta, modificandola ogniqualvolta se ne presenti il bisogno.

  • Calcolo della provvigione: è possibile impostare diversi metodi di calcolo, basati su categoria articolo, categoria cliente, fasce di sconto e fatturato. La percentuale di provvigione può sempre essere modificata al bisogno. Anche le tempistiche di liquidazione possono essere impostate secondo diverse opzioni, quali ad esempio la data fattura, della sua scadenza o all’incasso. Tutte le tipologie di maturazione possono anche essere combinate tra loro.

  • Documentazione e report: il calcolo provvigionale si trova in tutti i documenti del ciclo attivo: ordini, documenti di trasporto, fatture, ricevute fiscali e note di credito (da cui la provvigione viene stornata). Mago mette a disposizione, inoltre, una serie di report con le informazioni complete e sempre aggiornate riguardanti le statistiche di vendita di ogni agente.

  • Movimenti agenti: in questo documento si trovano i dati di ogni singolo agente. Si tratta del report che fornisce la situazione provvigionale della forza vendita, su cui poi viene basato il processo di liquidazione delle competenze.

  • Insoluti: il gestionale consente di liquidare le provvigioni in base all’incassato, associandole alla scadenza delle rate della fattura. Perciò, in caso di insoluto da parte del cliente, la provvigione può essere sospesa e riaccreditata nel momento in cui l’importo verrà saldato.

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Sales Force Management: i vantaggi

Il modulo dedicato alla gestione delle provvigioni agenti della suite Mago offre una serie di specifici vantaggi:

  • Automatizzazione dei calcoli: sulla base delle politiche impostate, il gestionale effettua in autonomia i calcoli delle provvigioni, eliminando la necessità di eseguire manualmente quest’operazione e riducendo così il rischio di errori. Anche il processo finale di liquidazione viene snellito e reso più veloce.

  • Monitoraggio costante: grazie ai numerosi report e all’uniformità tra i dati inseriti, analizzare le statistiche relative a vendite, provvigioni e altri indicatori chiave di performance diventa semplice ed immediato. Questo non solo aiuta a garantire il corretto pagamento delle provvigioni, ma fornisce anche insights preziosi per ottimizzare le strategie di vendita e incentivare il miglioramento delle performance degli agenti.

  • Personalizzazione e adattabilità: il software ERP Mago consente la personalizzazione dei processi gestionali e della reportistica. Il modulo Sales Force Management non fa eccezione, ed anche i report relativi alla gestione della forza vendita possono essere adattati secondo le esigenze aziendali.

Le integrazioni software

Una delle caratteristiche principali della Suite Mago riguarda la possibilità di integrazione con tantissimi software terzi. Nel caso degli agenti e della gestione delle provvigioni, i maggiori benefici possono essere ottenuti integrando il software ERP con il CRM, strumento fondamentale per la gestione della relazione con i clienti e dei processi di vendita. Ma anche con i software di Raccolta Ordini e Tentata Vendita: in questo caso, quando la vendita viene finalizzata, le informazioni vengono automaticamente trasferite al sistema ERP per l’elaborazione dell’ordine ed il relativo calcolo della provvigione.

In conclusione, l’utilizzo di software dedicati alla gestione delle provvigioni degli agenti di commercio offre numerosi vantaggi, tra cui l’automatizzazione dei calcoli, la possibilità di avere sempre sotto controllo i dati di vendita e la semplificazione delle procedure amministrative e di contabilizzazione. Investire in un software di qualità può non solo semplificare il processo di gestione delle provvigioni, ma anche migliorare le performance complessive delle vendite e la pianificazione a lungo termine delle attività aziendali.

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