Dall’organizzazione dei documenti cartacei, al controllo delle scadenze e fino alla fatturazione, quello della gestione dei contratti aziendali è un argomento vario e complesso, che si compone di molte procedure diverse. Procedure che però possono essere digitalizzate ed automatizzate grazie all’utilizzo di software specifici, che permettono di semplificare le attività e di risparmiare tempo.

Uno di questi è PB4, il software ideato appositamente per rispondere a tutte le esigenze che le aziende presentano nella gestione quotidiana della contrattualistica, integrabile con il gestionale aziendale. Vediamo come funziona!

PB4, software per la gestione contratti

Il software PB4 presenta numerose funzionalità che consentono di gestire con semplicità i contratti, automatizzando quanto più possibile le procedure, ma rimanendo al contempo flessibile alle diverse esigenze che ogni azienda può avere.

  • Registrazione contratti

    In questa prima fondamentale procedura vengono inseriti tutti i dati di base del contratto, come cliente, importo, descrizione eccetera. È inoltre possibile allegare la copia digitale del contratto firmato in originale dal cliente, in modo da archiviarla digitalmente. Ogni contratto può essere poi accompagnato da note interne, visibili solo all’azienda, che servono ad evidenziare eventuali particolarità o specifiche di cui tener conto.

  • Tipologie di contratto

    Contratti di assistenza e manutenzione, noleggio, costo copia, pacchetti ore o a scalare: ogni azienda, in base al proprio settore, può utilizzare molteplici forme di contratto che presentano logiche di funzionamento molto diverse tra loro. PB4 è stato strutturato proprio per consentire una gestione flessibile di tutte queste tipologie di contratto, ognuna secondo le proprie specifiche.

  • Parco installato

    Capita spesso che i contratti comprendano la fornitura al cliente di macchinari e attrezzature (ad esempio, nei noleggi). Il software PB4 pensa anche a questo: si compone di diverse funzionalità che permettono una gestione completa del parco installato, dalla registrazione del numero di matricola al controllo delle garanzie e delle relative scadenze.

  • Impianti

    Il cliente ha più di una sede? Nessun problema: il software permette una gestione separata dei contratti e del parco installato in base agli impianti, consentendo, se necessario, una fatturazione separata.

  • Periodicità

    Ad ogni contratto può essere assegnato uno specifico periodo di fatturazione (trimestrale, semestrale, annuale, anticipato o posticipato eccetera). In relazione a questo dato, PB4 consente di automatizzare le procedure di rinnovo dei contratti in scadenza (con aggiornamento automatico delle date di inizio e fine) e di fatturazione.

  • Gestione aumenti Istat

    Il software per la gestione dei contratti presenta una comoda procedura per il calcolo degli aumenti basati sull’indice Istat. Indicando la percentuale Istat, al momento della fatturazione l’aumento verrà automaticamente calcolato e applicato, ed i canoni dei contratti risulteranno così sempre aggiornati.

  • Procedure di fatturazione

    Dopo le procedure di rinnovo, grazie all’integrazione del software per la gestione dei contratti con il proprio gestionale aziendale, i canoni possono essere fatturati tramite una semplice procedura. Ogni contratto, in base alla tipologia, è collegato ad un codice articolo (e quindi ad un centro di costo e ad una contropartita): in questo modo anche i dati contabili saranno sempre aggiornati e precisi.

Reportistica

Uno degli aspetti più apprezzati di PB4 è quello della reportistica. Il software per la gestione dei contratti dispone infatti di numerose tipologie di report pensate per estrarre ed organizzare dati sulla base di specifiche query, anche in ottica di business intelligence. Qualche esempio:

  • Contratti in scadenza
  • Contratti da fatturare
  • Analisi incrociate: fatturato/cliente, totali/clienti,
  • Redditività contratti
  • Bilancino orario contratti a pacchetto

Inoltre, tutti i report sono personalizzabili in base alle specifiche esigenze di ogni azienda.

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