Per una gestione efficace dell’area Risorse Umane sono fondamentali organizzazione, pianificazione e ordine. Le attività amministrative che riguardano la gestione delle presenze, il calendario turni, le richieste di ferie e permessi, l’invio delle comunicazioni aziendali e la gestione della documentazione devono essere organizzate con estrema precisione.

Ma c’è un modo per semplificare e snellire tutto questo? Attraverso un caso pratico, in questo articolo vedremo come l’utilizzo di People Smart può semplificare le attività quotidiane, riducendo il carico amministrativo e facilitando il lavoro dell’area Risorse Umane.

Esigenza

L’azienda per cui è stato implementato questo progetto fa parte del settore alimentare. Si tratta di un’impresa molto strutturata, che gestisce molteplici sedi produttive, diversi negozi, un ristorante ed una sede amministrativa centrale. Con una struttura così articolata, anche la gestione operativa dell’area risorse umane risultava molto complessa:

  • Tanti collaboratori con orari, turni e mansioni diverse
  • Difficoltà nell’organizzare la documentazione proveniente dalle diverse sedi
  • Esigenze di gestione operativa diverse

Progetto

Per far fronte a tutte queste diverse necessità, People Smart è risultato il software per la gestione delle risorse umane più adatto e flessibile. Questo strumento, infatti, offre diverse funzionalità e vantaggi che consentono una gestione centralizzata e semplificata delle attività legate al personale, migliorando l’efficienza e snellendo i processi operativi.

In particolare, il progetto è stato strutturato attorno a due aspetti chiave:

  • Flessibilità del processo di timbratura

    Questa è una delle caratteristiche chiave di People Smart. Il software integra 3 diverse modalità di registrazione delle presenze:

    • Timbratura “classica” tramite badge e timbratore
    • Beacon, ovvero un dispositivo che permette di timbrare attraverso il bluetooth dello smarthphone in un’area prestabilita (per esempio all’ingresso della sede produttiva), con copertura fino a 10 metri
    • Applicazione mobile, che permettere di registrare ora di inizio e fine lavoro anche senza essere fisicamente in azienda (questa funzionalità risulta molto utile, per esempio, per gli autisti che si occupano delle spedizioni). Al collaboratore basterà aprire l’app e confermare l’entrata e l’uscita da lavoro.

    Questa integrazione consente all’azienda di scegliere tra metodi di timbratura specifici, basati sulle necessità delle diverse sedi, mentre il personale ha la possibilità di scegliere il metodo di registrazione più comodo, garantendo tracciabilità e affidabilità. Una volta avvenuta la timbratura, il dato arriva direttamente in amministrazione, e a fine mese il riepilogo delle presenze è già pronto per essere inviato al consulente paghe.

  • App Mobile

    L’App Mobile di People Smart non si limita solo alla registrazione delle presenze: offre infatti una gamma di strumenti utili sia per l’amministrazione che per i collaboratori delle varie sedi. Per esempio l’ufficio Risorse Umane può inviare comunicazioni aziendali in tempo reale al personale direttamente attraverso l’applicazione, senza necessità di email, telefonate o documenti cartacei. Inoltre, il personale può consultare facilmente il calendario turni e inoltrare richieste di ferie e permessi direttamente dal proprio smartphone. Questo rende il processo di gestione delle risorse umane più efficiente, eliminando la necessità di procedure complesse e riducendo il rischio di errori.

Risultati

Grazie all’implementazione di People Smart, l’azienda ha notato un miglioramento significativo nella gestione delle attività amministrative legate al personale. Il software ha snellito i processi di registrazione delle presenze, semplificando l’intero sistema, e ha aiutato a centralizzare le informazioni, facilitando la gestione del personale delle diverse sedi. Inoltre, i collaboratori beneficiano ora della possibilità di consultare il calendario dei turni e delle presenze in ogni momento e possono inoltrare con semplicità le richieste di ferie e permessi.

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