Centralino VoIP: cos’è, vantaggi e funzionalità di una soluzione sempre più utilizzata

La gestione delle telefonate aziendali non è affare da poco. Soprattutto in quest’ultimo anno, in cui la pratica dello smartworking ha subito una crescita esponenziale.

Molte aziende si sono rese conto che il centralino telefonico di cui disponevano era diventato obsoleto e non aveva le funzionalità necessarie per lavorare da casa e dall’ufficio.
E così hanno cercato soluzioni alternative, scoprendo la tecnologia del Centralino VoIP:

• Segreteria
• Rubrica contatti
• Gestione dei numeri interni
• Trasferimenti di chiamata
• Pannello web
• Integrazione con i software aziendali

Queste sono solo alcune delle funzionalità più vantaggiose.

Ma soprattutto, le aziende che hanno scelto di installare un centralino VoiP hanno scoperto anche che “digitalizzare” fa davvero rima con “risparmiare”, non solo sulla carta ma anche nella realtà.

L’acronimo VoIP significa “Voice over Internet Protocol” (“Voce tramite protocollo Internet”) e sta ad indicare il protocollo utilizzato per le comunicazioni di questo tipo, che non passano più attraverso la linea analogica ma attraverso la connessione Internet.

Si tratta di un sistema informatico che digitalizza le telefonate e le inserisce in un’unica rete dati, mettendo in connessione tutti gli apparecchi telefonici presenti nella sede aziendale.

L’unico requisito richiesto per installare un centralino VoIP è infatti solamente quello di possedere una linea Internet.

Centrali telefoniche datate spesso vanno a braccetto con contratti altrettanto vecchi. Magari le apparecchiature non presentano particolari problemi, ma poi guardando bene la bolletta ci si accorge di servizi conteggiati e mai utilizzati, tariffe fuori mercato, apparecchiature pagate mensilmente molto più del necessario.

Ma come abbiamo detto, la tecnologia VoIP fornisce il grande vantaggio di poter abbandonare la linea telefonica classica e quindi di ottenere un primo importante abbattimento del costo della bolletta.

E questo non è l’unico risparmio di cui si può beneficiare passando ad un centralino VoIP. Solitamente i sistemi telefonici, fax, caselle vocali, reti informatiche e servizi Internet sono fruibili grazie ad impianti differenti e separati, i quali, a loro volta, comportano separati costi di gestione, manutenzione e ampliamento.

Con un sistema VoIP, invece, cablaggi telefonici, fili da stendere e armadi da allestire diventano solo un lontano ricordo: la normale rete dei computer è già più che sufficiente per permettere l’installazione di un impianto di questo tipo. Un costo di infrastruttura decisamente minore.

E nel caso di imprese con più sedi? O di collaboratori che lavorano da remoto? Un Centralino VoIP risolve anche questo problema: tutti i numeri aziendali collegati alla rete Internet vengono trattati come “interni” e perciò le telefonate sono gratuite.

Oltre al risparmio, passare ad un Centralino VoIP permette all’azienda di dotarsi di numerose funzionalità avanzate, normalmente non disponibili con la linea telefonica classica, in grado di migliorare l’operatività dell’azienda.

• Rubrica aziendale e integrazione software: il centralino può essere interfacciato con software aziendali quali ad esempio CRM, ERP. In questo modo, il numero del chiamante viene legato alle informazioni che lo riguardano: nome, azienda, insoluti, ticket aperti… Una funzionalità utilissima che ti permette di fornire un servizio al cliente più attento e personalizzato.
• Segreteria: il sistema consente di gestire i messaggi ricevuti sulla segreteria telefonica (ascolto, salvataggio in cartelle, inoltro) sia attraverso il telefono sia tramite l’interfaccia web. L’utente è informato del ricevimento del nuovo messaggio mediante posta elettronica.
• Risponditore telefonico: questa funzione permette di rispondere automaticamente alle chiamate in arrivo mediante un messaggio di benvenuto e di smistarle tra i vari utenti a seconda dei diversi uffici/mansioni aziendali. I messaggi possono essere personalizzati e modificati in ogni momento.
• Gestione code: le chiamate in arrivo vengano poste in coda nel rispetto dell’ordine di arrivo e, se necessario, le trattiene fino a quando non individue un operatore disponibile.
• Reportistica: grazie al sistema di reportistica integrato nel Centralino, è possibile conoscere dati e informazioni in tempo reale (quali ad esempio lista dei chiamanti, consumi di banda, tempi di risposta, durata ecc) facilmente consultabili attraverso tabelle e grafici.

Troppo spesso l’argomento della sicurezza informatica viene sottovalutato. Ci si rende conto di quanto sia fondamentale soltanto quando il danno è fatto: un virus ha compromesso i pc, un cryptolocker ha bloccato la produzione, i dati sono stati rubati.

E invece questo è un tema fondamentale, soprattutto per un’azienda, dove quotidianamente vengono trattati tantissimi dati e informazioni sensibili. Spesso si pensa che gli strumenti di cybersecurity debbano essere costosi per essere considerati professionali. Nulla di più sbagliato.

Il Centralino VoIP, come abbiamo visto, è una soluzione vantaggiosa sia dal punto di vista economico che da quello delle funzionalità. Ma è anche sinonimo di sicurezza informatica! Al sistema telefonico, infatti, può essere collegato il modulo Firewall, il cui compito è proprio quello di garantire la sicurezza della rete aziendale, proteggendola dagli attacchi esterni. Grazie alla configurazione del Firewall, sarai protetto dai virus e da tentativi di accesso alla rete non desiderati. Le tue email saranno al riparo da spam e le caselle di posta rimarranno sempre pulite.

Come abbiamo visto i vantaggi economici e le funzionalità del sistema Centralino VoIP stanno convincendo sempre più aziende a passare a questa soluzione.

Grazie alla sua versatilità e alla capacità di portare un vero risparmio, un centralino di questo tipo rappresenta una reale opportunità per le imprese che vogliono beneficiare di tutti i vantaggi di un prodotto altamente tecnologico, ma allo stesso tempo facilissimo da utilizzare.