La gestione dei rapportini di intervento riguarda tutte le aziende che offrono attività di assistenza e manutenzione ai clienti, sia in loco che da remoto. Elettricisti, idraulici, assistenza informatica, installatori, impiantisti: tutti i tecnici che svolgono questi tipi di attività sono tenuti, a fine intervento, a rilasciare al cliente un rapportino con la descrizione di quanto eseguito.

Spesso per le aziende questo è un argomento dolente. La gestione dei rapportini di lavoro è infatti complessa, perché riguarda molteplici sfere organizzative dell’azienda: il servizio verso i clienti, la coordinazione tra i tecnici e anche i processi di fatturazione.

Ma grazie ai software specifici e alle app, la gestione dei rapportini di intervento può diventare più semplice e fluida: vediamo come.

Cos’è un rapportino di intervento

Il rapportino di intervento è un documento in cui vengono riepilogati tutti i dati del lavoro svolto per il cliente:

  • Descrizione dell’intervento
  • Orario di inizio e fine
  • Tipologia di intervento
  • Apparecchiature coinvolte
  • Tempo di viaggio e chilometri
  • Materiale utilizzato
  • Eventuali spese extra

Una volta terminato il lavoro, il tecnico rilascia al cliente una copia del rapportino.

La gestione dei rapportini di intervento: dinamiche e criticità

Come dicevamo, la gestione dei rapportini di lavoro non riguarda soltanto l’intervento in sé. Infatti, entrano in gioco diverse dinamiche che interessano sia il rapporto tra fornitore e cliente sia i processi interni all’azienda.

  • Il servizio verso i clienti

    La correttezza dei dati riportati nel rapportino è fondamentale. Un documento confuso è spesso causa di contestazione da parte del cliente (e anche a livello di immagine rappresenta uno svantaggio per l’azienda). Inoltre, per ogni cliente o impianto sarebbe bene avere un’anagrafica univoca che possa essere condivisa da tutti i tecnici.

  • Coordinazione tra tecnici

    Una gestione non organizzata dei rapportini di lavoro ha come conseguenza quella di non poter avere uno storico degli interventi eseguiti per uno stesso cliente o su una determinata apparecchiatura o impianto. Il rischio è quindi quello di dover perdere tempo nel ricercare le informazioni pregresse o ritardare l’esecuzione del lavoro (con insoddisfazione da parte del cliente).

  • Processo di fatturazione

    Una volta terminati, gli interventi devono poi essere fatturati. Per l’amministrazione, i problemi che derivano da una carente gestione dei rapportini di lavoro sono molteplici: grossa mole di documenti cartacei da smistare, dati non coerenti tra loro, inserimento manuale di dati, procedure lunghe e farraginose. Poi c’è anche il problema delle note spesa e dei rimborsi: nei rapportini possono essere inserite e addebitate spese quali ad esempio pedaggi autostradali, parcheggi, materiale acquistato in urgenza per uno specifico intervento eccetera. In questo caso il tecnico per ottenere il rimborso deve allegare al rapportino anche un giustificativo: un documento in più che l’amministrazione deve richiedere e gestire.

Software per la gestione dei rapportini di intervento: i vantaggi di Kite

Le criticità che abbiamo descritto possono essere superate grazie all’uso di un software per la gestione dei rapportini di lavoro: un software come Kite, che si occupa di questo tipo di documenti dalla creazione e fino alla fatturazione.

Kite è la soluzione completa per la gestione integrata degli interventi tecnici, un software in cloud che porta benefici sia al fornitore che al cliente, disponibile anche come applicazione per smartphone e tablet. Kite è in grado di digitalizzare tutto il processo di gestione dei rapportini, automatizzando e snellendo le procedure.

  • Anagrafiche condivise

    All’interno del software è possibile caricare il database delle anagrafiche clienti, corredate da dati aggiuntivi quali tempo di viaggio, distanza chilometrica tra sede fornitore e sede cliente, lista apparecchiature installate, listino prezzi personalizzato, tipo di impianti eccetera. In questo modo tutti i rapportini, anche se creati da tecnici diversi, presenteranno dati coerenti. L’inserimento manuale non sarà più necessario.

  • App mobile

    Tramite l’app mobile di Kite, il tecnico può creare il rapportino in poche mosse dal proprio smartphone o tablet, ovunque egli si trovi. Questa funzionalità di Kite è utile specialmente quando gli interventi vengono eseguiti presso le sedi cliente: il rapportino infatti può essere inviato al cliente tramite mail non appena l’intervento è terminato, evitando così il rischio di successive contestazioni. Tramite un apposito dispositivo grafometrico è anche possibile farlo firmare direttamente al cliente.

  • Storico informazioni e interventi

    Kite semplifica la gestione dei rapportini di lavoro grazie alla possibilità di tenere traccia di tutti gli interventi svolti precedentemente presso lo stesso cliente o impianto, creando un vero e proprio archivio di informazioni. Infatti, all’interno di Kite è anche possibile salvare mail, documenti, note che possono aiutare i tecnici a svolgere meglio il proprio lavoro.

  • Fatturazione e integrazione con il gestionale aziendale

    Un altro grosso vantaggio di Kite riguarda la semplificazione delle procedure di fatturazione. Kite è nativamente integrato con il software ERP Mago4, ma la sua architettura aperta ne consente l’integrazione anche con qualsiasi altro gestionale aziendale. Questo significa che la gestione del rapportino di lavoro, dalla sua apertura e fino al momento in cui sarà fatturato, si configura come un unico processo ben strutturato all’interno dello stesso ambiente: ciò consente ai tecnici e all’amministrazione di lavorare meglio, impiegando meno tempo, riducendo gli errori e senza più dover inserire i dati manualmente.

  • Gestione note spesa

    Grazie a Kite, anche la gestione delle note spesa diventa un gioco da ragazzi. Il tecnico potrà allegare il giustificativo al rapportino semplicemente scattando una foto: scontrini, ricevute eccetera arriveranno in amministrazione direttamente in formato digitalizzato, senza più bisogno di scambiarsi il cartaceo.

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