Le risorse umane rappresentano il patrimonio più importante di ogni impresa: una corretta gestione del personale infatti è fondamentale per garantire il funzionamento di tutte le attività aziendali. Gestire i dipendenti, specialmente se numerosi, implica un insieme di processi diversi, che variano in base alle dimensioni di ciascuna azienda. Le reali necessità di gestione in quest’ambito quindi possono variare, ecco perché esistono diverse tipologie di software gestionali studiati per rispondere al meglio a queste esigenze.

Ad ognuno il suo gestionale quindi. Ma come si sceglie quello più adatto alle proprie esigenze? In questo breve articolo cercheremo di fare chiarezza su questo argomento, elencando i criteri da prendere in considerazione durante la scelta.

Software gestione del personale: cos’è

Come nelle altre aree aziendali, anche nelle risorse umane vi sono tanti processi diversi che contribuiscono ad un unico scopo: la gestione del personale. Tra le varie attività generalmente in capo a quest’area troviamo:

  • Rilevazione presenze dei dipendenti
  • Controllo accessi
  • Gestione dei turni
  • Gestione amministrativa del personale
  • Gestione rimborsi e note spese
  • Gestione del parco auto aziendale, e molto altro.

Per gestire i numerosi processi che coinvolgono le risorse umane il tool ideale è un software di gestione del personale, che possiamo definire come un applicativo che consente di amministrare digitalmente tutti o parte di questi aspetti tramite un unico strumento, al fine di snellire le operazioni e migliorare l’operatività degli addetti.

Perché utilizzare un software per l’area HR

La gestione del personale comporta moltissime operazioni che richiedono tempo e risorse. In quest’ottica, utilizzare un software gestionale dipendenti consente alle aziende di:

  • Ridurre al minimo le attività manuali e ripetitive
  • Contenere i tempi e i costi di gestione
  • Semplificare ed automatizzare le procedure
  • Gestire i dati in sicurezza e nel rispetto della privacy

I vantaggi inoltre si estendono anche ai lavoratori: la maggior parte dei software attuali infatti, dispone anche di una versione mobile a cui i dipendenti possono accedere tramite app. In questo modo anche chi lavora in smart working può timbrare, richiedere le ferie o registrare gli straordinari proprio come se fosse in azienda, facilitando il lavoro anche per gli addetti alle risorse umane.

Tipi di software risorse umane: classificazione per dimensioni

Le esigenze in tema di gestione del personale sono tante e variano in base alla tipologia di azienda e alle sue dimensioni. Proprio secondo quest’ultimo criterio viene sviluppata la prima classificazione (dimensionale) che suddivide i software in base al numero di dipendenti.

I processi di gestione dei dipendenti in una micro impresa sono ben diversi rispetto a quelli di una grande azienda, così come le capacità di investimento e le risorse a disposizione. Per questo motivo la prima classificazione divide i software gestionali nelle seguenti fasce:

  • Per Artigiani e Micro imprese (1-10 dipendenti)

    Le esigenze di gestione del personale nelle micro imprese sono spesso molto essenziali e riguardano ad esempio la rilevazione delle presenze, la gestione dei turni e la registrazione di ferie e permessi. Fare investimenti in applicativi strutturati non avrebbe senso per gestire pochi e semplici processi, per questo motivo esistono soluzioni specifiche: Fluida è il software gestionale sotto forma di applicazione mobile sviluppato appositamente per le micro imprese.

  • Per le PMI (10-200 dipendenti)

    Le medie imprese hanno una struttura organizzativa ed operativa ancora diversa. Per questa fascia di mercato la soluzione ideale è un software in tecnologia Cloud che consenta di gestire tutti gli aspetti amministrativi legati al personale: People Smart è la soluzione completa, specifica per le piccole e medie imprese.

  • Per le Grandi Aziende (200+ dipendenti)

    Nelle grandi imprese, con un numero elevato di dipendenti e molteplici figure professionali, è necessario un software strutturato e personalizzabile che permetta di gestire al meglio tutti i numerosi processi delle risorse umane: Presenze Web è la soluzione specifica per questi casi (richiedi maggiori informazioni).

Classificazione per esigenze: i software specifici

Oltre ad una suddivisione su criterio dimensionale, i software possono essere distinti anche in base alle attività specifiche che svolgono.

In questa categoria rientrano gli applicativi definiti “verticali”: software studiati per risolvere specifiche esigenze, spesso usati in combinazione con altri sistemi.

La loro esistenza sul mercato è fondamentale, in quanto questa tipologia di software permette di rispondere alle particolari esigenze delle aziende indipendentemente dalla loro dimensione (anche una micro impresa potrebbe aver bisogno di gestire il parco auto aziendale). Inoltre, in quanto sistemi verticali, sono aperti e facilmente integrabili con altri software terzi in uso all’azienda.

Tra le soluzioni specifiche più comuni troviamo i software di:

  • Gestione Turni

  • Gestione Note Spese

  • Controllo Accessi

  • Gestione Auto aziendali

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Guida alla scelta

Nei precedenti paragrafi, partendo dalla sua definizione, abbiamo osservato come un software per la gestione delle risorse umane possa contribuire a snellire i processi all’interno di ogni realtà aziendale, dalla più piccola alla più grande.

Scegliere il giusto applicativo non è sempre semplice, ma i criteri su base dimensionale (numero dei dipendenti) o per esigenze specifiche sono sicuramente due fattori da considerare in fase decisionale per trovare il software più adatto alla propria azienda. In qualità di partner Zucchetti, la nostra gamma di software dedicati all’area HR è ampia, e comprende diverse soluzioni adatte a soddisfare ogni esigenza di business. Ecco quindi alcuni software di gestione del personale della nostra suite tra cui scegliere:

  • Fluida: app per la gestione del personale specifica per le micro imprese
  • People Smart: software gestionale in cloud (+ app) ideale per le PMI
  • Presenze Web: il software HR dedicato alle grandi aziende
  • ZScheduling: software verticale per la gestione dei turni
  • Ztravel: applicazione per la gestione delle note spese ideale per le piccole e medie imprese
  • ZCarFleet: soluzione specifica per la gestione del parco auto aziendale
  • Terminali per il controllo accessi

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