Ormai tutte le aziende, dalle più piccole alle più grandi, utilizzano dei sistemi gestionali per amministrare la propria attività. In commercio ne esistono moltissimi, ognuno con funzionalità e caratteristiche diverse. Tra i più completi troviamo sicuramente i sistemi ERP. Ma che cos’è un gestionale ERP e perché dovresti prenderlo in considerazione per al tua azienda? In questo articolo risponderemo a queste domande.

Che cosa si intende per “pianificazione delle risorse di impresa”?

Con il termine “pianificazione delle risorse di impresa” (ERP, Enterprise Resource Planning) si intende l’azione di coordinamento, organizzazione ed ottimizzazione delle risorse aziendali che viene svolta col fine di migliorare e rendere più efficienti i processi che regolano le attività d’impresa.

Nel concetto di “risorsa” possiamo far ricadere le informazioni che quotidianamente vengono generate e utilizzate nello svolgimento delle mansioni aziendali. Poter contare su strumenti che permettono di gestire al meglio questi dati, automatizzandone i flussi dove possibile, per un’impresa significa operare nella massima efficienza, riducendo sprechi ed errori.

Gestionale ERP: che cos’è?

Spesso sentiamo parlare di “gestionale” in relazione ad uno specifico ambito: gestionale per la contabilità, per la pianificazione della produzione, per la tenuta del magazzino. Un sistema ERP racchiude al suo interno tutte queste funzionalità. La sua caratteristica principale è infatti la trasversalità: è in grado di gestire ed automatizzare i processi che regolano ogni reparto aziendale, ponendosi come strumento “cuore” di tutta l’impresa.

Un gestionale ERP si differenzia anche per la sua particolare struttura modulare: l’impresa utilizzatrice può scegliere di comporre il software solo con le funzionalità (moduli) di cui ha bisogno, aspetto che lo rende adatto alle aziende di ogni dimensione e settore. Trattandosi di un sistema aperto, un ERP cresce insieme all’azienda che lo utilizza, in quanto è sempre possibile integrare ulteriori funzioni a seconda delle nuove esigenze di business che si presentano. Questo risulta vantaggioso anche in termini economici: non è necessario infatti dover acquistare un intero pacchetto software già preconfezionato, magari con funzionalità o moduli che non verrebbero utilizzati, ma si possono scegliere soltanto quelli che veramente servono, massimizzando così la spesa.

Le aree trattate dal Gestionale ERP sono quattro:

  • Contabilità e Amministrazione

    Tutte le funzionalità necessarie ad automatizzare le procedure contabili, gestire il lato amministrativo e adempiere correttamente agli obblighi fiscali.

  • Vendite e Acquisti

    Una struttura snella per organizzare tutta la documentazione relativa alla registrazione delle vendite ai clienti e agli acquisti dai fornitori, dall’offerta fino alla fattura finale.

  • Magazzino e Logistica

    Grazie all’integrazione tra i vari processi di magazzino, rimanenze e movimentazioni rimangono sempre aggiornate, in modo da tenere sempre sotto controllo la situazione reale dei prodotti e tracciare i flussi delle merci in entrata e in uscita.

  • Produzione

    Funzioni studiate per semplificare notevolmente i passaggi operativi garantendo efficienza, organizzazione e ottimizzazione nella produzione e consumo delle risorse.

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I vantaggi di un gestionale ERP

Vediamo insieme quali sono i vantaggi principali di un gestionale ERP:

Coordinamento: il software garantisce il corretto scambio dei dati provenienti dai vari reparti aziendali, centralizzandoli e rendendoli disponibili per la consultazione. I dati, inoltre, vengono aggiornati ogni volta che si effettua un’operazione (ad esempio: alla creazione di un DDT si aggiornano in automatico le giacenze di magazzino), perciò tutti i processi rimangono sempre allineati e coordinati.

Efficienza: poter contare su un sistema unico per la gestione dei dati e dei processi permette di velocizzare il reperimento delle informazioni evitando di sprecare tempo nella ricerca tra un database e l’altro, e di eliminare il problema della ridondanza di dati che spesso crea confusione ed errori.

Personalizzazione: un ERP non è un software standardizzato. Si tratta piuttosto di uno strumento in cui la gestione dei processi e dei flussi di dati può essere personalizzata in modo da adattarsi al meglio alla realtà aziendale.

Integrabilità: a volte può essere necessario servirsi di software dotati di funzioni particolari che il gestionale ERP non può svolgere da solo [come ad esempio un software per interconnessioni industria 4.0 o per la pianificazione della produzione], ma che è necessario integrare insieme agli altri processi aziendali. Un ERP è per definizione un sistema aperto la cui struttura si presta senza problemi all’integrazione con altri software più specifici: questo significa che i dati possono essere condivisi e scambiati da una parte all’altra in automatico per una gestione ancora più efficiente dei processi aziendali.

Perché scegliere un gestionale ERP per la propria azienda

Adottare un sistema ERP per gestire i processi della propria azienda significa poter contare su uno strumento dotato di elevate prestazioni i cui benefici si riflettono su più livelli aziendali:

A livello operativo: gestire l’attività aziendale utilizzando un ERP consente in primis di semplificare le procedure quotidiane e di alleggerire i carichi di lavoro dei collaboratori. L’automatizzazione dei processi permette infatti di eliminare molte attività che normalmente richiederebbero diverso tempo per essere portate a termine (come ad esempio l’inserimento manuale di dati), senza contare la possibilità che si verifichino di errori. Inoltre, centralizzare le informazioni significa anche migliorare la coordinazione tra reparti aziendali ed impiegare meno tempo nel reperimento dei dati.

A livello economico: disporre di un unico software le cui funzionalità possono essere applicate a tutti i reparti aziendali, rispetto alla possibilità di acquistare tanti software diversi ognuno con le proprie caratteristiche, si traduce in un’economia di scala che porta un notevole risparmio all’azienda. La caratteristica struttura modulare del software ERP, inoltre, fa sì che non si debba sprecare denaro nell’acquistare funzionalità “a scatola chiusa” che non interessano ma che si possano scegliere soltanto quelle che servono veramente all’azienda.

A livello strategico: il gestionale ERP racchiude al suo interno i dati registrati quotidianamente da ogni reparto aziendale. Essendo dotato di funzioni di raccolta statistica dei dati, si tratta quindi di uno strumento che permette anche di analizzare l’andamento dell’azienda, sia nel suo complesso che nel dettaglio diviso per reparti aziendali. L’operazione di raccolta e aggregazione dei dati richiede davvero poco tempo: avendo già al suo interno tutti i dati necessari, le statistiche possono essere generate in pochi click, fattore che permettere di prendere scelte strategiche di business altrettanto velocemente. Al contrario, se l’azienda disponesse di tanti software diversi, servirebbe molto più tempo per recuperare tutti i dati, aggregarli e controllarli, con la possibilità di errore sempre presente.

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