Dal preventivo alla spedizione: come automatizzare la gestione ordini con ARXivar

La gestione degli ordini clienti è un processo articolato, composto da diverse fasi. In particolare, la questione diviene ancora più complessa nel settore manifatturiero, in quanto molti dei progetti che vengono realizzati non sono standardizzati, ma vengono creati ad hoc sulla base delle richieste specifiche poste dal cliente. 

Il processo inizia dalla richiesta di preventivo, in cui ufficio tecnico e commerciale sono chiamati a formulare un progetto ed un’offerta economica. Dopo l’eventuale accettazione da parte del cliente, l’ordine passa in produzione ed infine alla logistica, per la consegna.

In tutto ciò, precisione, coordinazione e tempo sono fondamentali. E’ importante essere precisi perché alla base della proposta deve esserci un progetto ben costruito e studiato nel dettaglio, frutto della coordinazione di tecnici e commerciali; ma è anche importante rispondere in tempi brevi alla richiesta del cliente, onde evitare che  si stanchi di aspettare e rivolga la sua attenzione altrove, e tenerlo aggiornato sullo stato di avanzamento del processo.

Anche in questo campo la tecnologia viene in aiuto alle aziende, con strumenti in grado di automatizzare le varie fasi di cui il processo di gestione ordini si compone e di migliorare la coordinazione e l’organizzazione tra i vari uffici coinvolti.

Un sistema per l’archiviazione documentale, per la gestione delle informazioni e dei processi aziendali, customizzato per la gestione ordini clienti. Tutte queste funzionalità rendono ARXivar un software completo, che permette di digitalizzare tutti i vari aspetti di cui il processo di approvazione degli ordini si compone: trasmissione di informazioni da un ufficio all’altro, tracciamento dello storico delle attività svolte, report sullo stato di avanzamento della richiesta, gestione dei documenti cartacei prodotti.

Lo strumento permette inoltre di avere una visione globale di tutto il procedimento, in modo che sia l’azienda che il cliente possano tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dell’ordine.

ARXivar è un software flessibile, che si adatta ad ogni contesto merceologico.

Il progetto di digitalizzazione che abbiamo realizzato riguarda un’azienda dell’industria manifatturiera, settore stampi per la realizzazione di prodotti in plastica e relativo stampaggio, che tratta progetti su misura: ogni richiesta pervenuta deve quindi essere sempre studiata nei minimi dettagli.

La complessità di tutto questo processo portava con sé alcuni punti critici che dovevano essere risolti:

La necessità, quindi, era quella di poter semplificare tutto il ciclo di approvazione dell’ordine, rendendolo più smart, veloce e automatizzato.

Ascoltate le necessità del cliente, abbiamo configurato ARXivar mettendo a punto un workflow che replicasse in digitale le varie fasi del processo di gestione ordini:

1. Ricezione della richiesta di preventivo: il cliente, dotato di credenziali personali, inserisce in autonomia la propria richiesta in un portale messo a disposizione dall’azienda. L’interfaccia è semplice, immediata e l’utente viene guidato in tutte le varie fasi.

2. La domanda viene automaticamente inserita nel sistema e trasmessa all’ufficio tecnico, che studia e mette a punto il progetto.

3. Il processo viene inviato poi nella mani dell’ufficio commerciale, che sulla base di quanto deciso nei precedenti passaggi, formula la proposta economica e carica il preventivo completo nel portale.

4. A questo punto, tramite la piattaforma, il cliente visualizza il preventivo e può decidere se accettarlo o meno. In caso di accettazione, il preventivo viene trasformato automaticamente in ordine ed il sistema di workflow notifica a tutte le aree interessate il nuovo stato.

5. L’ordine arriva in produzione, completo di tutta la documentazione fin qui prodotta. 

6. Il processo si conclude con la spedizione e la fatturazione.

Ecco la gestione ordini di ARXivar: veloce, lineare, digitale.

Una procedura automatica in grado di rendere fluido tutto il processo, dal preventivo alla spedizione finale, ed evitare perdite di informazioni e di tempo. L’organizzazione aziendale e la coordinazione fra i vari uffici viene migliorata, ed il rispetto dei tempi comporta una maggior soddisfazione da parte del cliente.